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dématérialiser le courrier pour “optimiser son temps”

Neotouch : dématérialiser le courrier pour

Réduire les coûts de fonctionnement dans l’entreprise, optimiser le temps des collaborateurs… autant de défis pour l’entreprise ! Encore plus quand il s’agit de tâches simples mais chronophages, comme l’expédition du courrier. Syndic spécialiste des résidences à exploitation unique, le cabinet CGS doit aussi répondre à certaines formalités spécifiques liées à son activité. L’expédition de convocations et de notifications dans des délais précis, par exemple.

Pour mieux gérer ces expéditions et gagner en temps comme en efficacité, CGS a fait appel à la solution Neotouch de Neopost pour dématérialiser l’expédition du courrier. Olivier Bouzat, responsable du service comptabilité du cabinet, livre son retour d’expérience.

CCM : Pouvez-vous en dire plus sur l’entreprise et sur votre activité ?

Olivier Bouzat : Le cabinet CGS est un syndic spécialiste des résidences à “exploitation unique” : résidences de tourisme, résidences services, résidences d’affaires, résidences hôtelières, résidences étudiantes et résidences seniors

D’abord salarié pendant près de 15 ans avec la responsabilité de 3 agences, Gilles Semavoine a créé un premier cabinet de syndic et d’administration de biens par lequel étaient administrées les résidences “classiques” mais également les résidences de tourisme, d’affaires, de services….. Les attentes des clients, l’administration du cabinet, l’organisation in situ n’étant pas les mêmes, la décision a été prise de créer une structure spécialisée au seul service dédié aux résidences dont l’exploitation est dite unique. 2005 c’est l’heure de la réflexion et 2007 c’est la naissance de CGS. (Cabinet de Gestion et de Syndic/Spécialisé). L’organisation générale est exclusivement orientée sur les résidences de tourisme d’affaires, de services….

Actuellement l’effectif de l’entreprise est de 12 personnes (seulement 2 jusqu’en septembre 2012).

CCM : Quels sont les besoins qui vous ont poussé à chercher une solution d’optimisation d’envoi du courrier ?

O.B. : La mise sous pli, l’expédition etc…. sont chronophages, et ce n’est pas le cœur de notre métier, ni même ce qui nous motive !

CCM : Est-ce que vous aviez déjà pensé à d’autres solutions que Neotouch, et qu’est-ce qui vous a le plus convaincu ?

O.B. : Oui d’autres solutions que Neotouch avaient été envisagées mais les concurrents présentaient des carences, des défauts majeurs selon nous.

Après examen des avantages et inconvénients de chacun, c’est cette solution qui nous a paru le mieux convenir à nos attentes et à nos besoins. Aucun regret !

CCM : Comment utilisez-vous concrètement Neotouch ?

O.B. : Notre métier et la législation qui l’entoure nous imposent bon nombre de formalités : envoi en LRAR ou simple selon le cas, des notifications des procès-verbaux d’assemblée, d’appels de fonds, des convocations aux AG etc…

A ce jour nous n’éditions plus aucun de ces documents, ni même des courriers « classiques », qui sont directement externalisés via Neopost. Notre secrétaire ne passe plus des heures à la mise sous pli et dans la file d’attente à la poste. Cela représente un gain de temps et de productivité, et un meilleur intérêt collaborateur.

CCM : Est-ce que vous disposez d’une interface dédiée pour le suivi de vos envois ?

O.B. : Oui.

CCM : Est-ce que la solution a été simple à mettre en place dans l’entreprise, et avez-vous eu besoin d’un accompagnement ?

O.B. : C’est une solution extrêmement simple qui n’a pas nécessité plus d’accompagnement, même si il est prévu.

CCM : Avez-vous rencontré des difficultés et si c’est le cas, avez-vous pu faire appel à un support dédié ?

O.B. : Nous n’avons rencontré aucun souci particulier, et pas eu besoin de ce fait du support dédié.

CCM : Quels sont les avantages selon vous de cette solution, en termes de gain et de temps ou d’organisation ?

O.B. : Chronophage est un mot que Neopost a fait disparaître de notre vocabulaire. Nous recentrer sur notre cœur de métier est essentiel pour nous. En trois mots : rapidité d’envoi, traçabilité, simplicité.

CCM : Est-ce que le coût vous semble être un bon investissement pour l’organisation de l’entreprise ?

O.B. : Tout à fait : nous avons alloué un budget pour cette solution Neotouch. Néanmoins, il n’est en rien comparable avec celui d’une personne à temps plein qui était dédiée à l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement des convocations/notifications… La solution Neotouch a reçu un très bon accueil de la part de cette personne, à qui nous avons pu confier des missions à plus forte valeur ajoutée. Par ailleurs, nous avons également réalisé des économies conséquentes sur l’affranchissement, car Neotouch nous permet d’envoyer nos plis en bénéficiant de l’affranchissement en tarif industriel.

CCM : C’est donc une solution que vous recommanderiez ?

O.B. : Oui et c’est déjà fait auprès de nombreux confrères…

Tout type d’entreprise générant de nombreux courriers est susceptible d’être intéressée. La dématérialisation est l’avenir, elle permet d’optimiser son temps, son organisation, et de se recentrer sur son cœur de métier !

Repères

CGS

Neotouch par Neopost France

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A propos de l'auteur

Sébastien T.

Sébastien T.

Passionné depuis toujours par l'informatique et les jeux vidéos, je transforme ma passion en expertise. J'utilise quotidiennement les outils et systèmes Microsoft. Je ne délaisse pas mon côté ouvert, notamment via l'utilisation des OS Debian et Archlinux.

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