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Des échanges facilités pour « faire progresser l’entreprise »

Des échanges facilités pour « faire progresser l'entreprise »

La plateforme collaborative pour faire progresser l’entreprise… mais aussi pour garder le lien avec les clients et suivre leurs projets. Chez IGI Partners, une jeune société de conseil en management de la région parisienne, la plateforme communautaire fait désormais partie des outils intégrés au quotidien.

Pour faciliter les échanges, IGI Partners s’est tourné vers Talk Spirit, développé par une start-up française. Quelles fonctionnalités sont intéressantes pour l’entreprise, et comment sont-elles utilisées ? Les explications de Margaux Chiquet, en charge de la mise en place des nouvelles technologies chez les clients. Elle intervient régulièrement chez les clients pour les aider dans leur nouvelle organisation, et utilise au quotidien la plateforme collaborative.

CCM – Pouvez-vous présenter en quelques mots l’entreprise et ses activités ?

Margaux Chiquet – « IGI Partners est une entreprise de conseil en management. Nous sommes actuellement quatre. L’entreprise a été fondée en 2007 par Bernard Marie Chiquet, qui est un entrepreneur passé par de grandes entreprises. Il trouvait que le fonctionnement de l’organisation était parfois limité, et a essayé de mettre en place de nouvelles techniques de management. Il est sorti de ces organisations pour chercher de nouvelles méthodes : intelligence collective, sociocratie, coaching, médiation…

En 2010, il s’est tourné vers l’holacratie. Il s’agit d’un système d’autorité distribué, qui permet à l’organisation d’être centrée sur sa raison d’être, et à tous les collaborateurs de l’autonomie et un périmètre d’autorité définie, afin de contribuer à la raison d’être de l’entreprise sans dépendre d’un manager qui leur dise que faire.

C’est un principe que nombre de start-ups essaient de mettre en place, mais qui devient plus compliqué quand l’entreprise grandit. »

CCM – Quels sont les besoins qui vous ont poussé vers une plateforme collaborative ?

M.C. – « Nous accompagnons nos clients, mais nous ne sommes pas toujours sur le site : une journée par semaine en général. Il fallait donc un outil pour permettre à nos clients accès à des ressources, de se former et de poser leurs questions. Il fallait leur permettre d’aller plus loin sur des sujets de coaching, en dehors de notre présence sur site.

Nous avons donc en premier lieu créé un site nous-mêmes. Nous avons investi beaucoup d’argent dans un site basé sur le CMS Drupal, construit de A à Z avec des ressources et un forum. Mais c’était rigide et les clients ne le consultaient pas vraiment.

Lorsque Philippe, chez Talk Spirit, nous a montré cet outil, nous nous sommes dit que c’était la bonne solution pour gérer la relation hors site avec nos clients, et les aider dans la mise en place de l’holacratie. »

CCM – Il s’agit donc d’un outil mis en place en interne, mais destiné à gérer une relation externe ?

M.C. – « Oui, cela nous permet de gérer notre écosystème. On l’utilise beaucoup en interne également, mais notre besoin premier résidait dans la gestion de la relation avec le client. »

CCM – Comment a-t-elle été accueillie par les utilisateurs, c’est-à-dire vos clients ? Est-ce qu’ils se sont bien approprié la solution ?

M.C. – « On a tous beaucoup de mots de passe, de profils sur différentes plateformes… si une plateforme n’est pas assez attractive, on n’y va plus tout simplement. C’était donc déjà un challenge de monter une plateforme et d’expliquer au client qu’il avait accès à un nouvel outil, avec un nouveau mot de passe…

Mais finalement, Talk Spirit mélange le côté professionnel de LinkedIn, et la facilité de Facebook. Les plus jeunes parmi nos clients – la génération Y – sont ravis et s’y mettent facilement, et échangent beaucoup via la plateforme. Pour ceux qui ont plus de mal à s’y faire, on a réalisé des vidéos tutoriels, et elles voient aussi rapidement le côté très collaboratif et la richesse des échanges. C’est vite vu comme un jeu, la plateforme est bien conçue et n’est pas rigide : les gens s’y mettent facilement. »

CCM – Est-ce que le fait de passer par ce système vous permet de gagner en temps, en efficacité ?

M.C. – « Oui, ne serait-ce que parce que jusqu’alors j’envoyais beaucoup d’emails aux clients. Tout est désormais sur la plateforme et cela réduit le volume des emails. Pour moi comme pour eux : lorsque les clients sont dans un grand groupe, ils reçoivent de très nombreux emails.

L’autre avantage est de pouvoir garder un historique des échanges.

Au final, c’est donc un gain de temps important pour moi ! »

CCM – Est-ce que vous verriez des améliorations possibles à la solution ?

M.C. – « Il y a certaines limites dans la version actuelle de Talk Spirit, qui est la version 1. Il n’y a pas par exemple de chat, or en interne on fonctionne beaucoup avec le chat pour éviter les emails. Du coup, on utilise Hangouts. Mais je sais que le chat sera intégré dans une prochaine version de Talk Spirit.

Il existe un service support qui est accessible même le week-end, je sais que si j’ai le moindre problème on me répond. Et Talk Spirit a également sa propre plateforme avec ses clients, ce qui me permet de poster une suggestion d’amélioration. D’autres clients peuvent interagir, et la solution peut ainsi voir la valeur ou non de l’amélioration proposée. Il y a un esprit de communauté. »

CCM – Quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez, ou auxquelles vous avez accès ?

M.C. – « Talk Spirit est surtout basé sur les communautés, c’est à peu près l’équivalent des groupes Facebook. Nous avons une communauté par client, qui est secrète. Mais aussi des communautés sur des sujets spécifiques qui intéressent plusieurs clients.

Dans ces communautés, on peut envoyer des messages, poster des articles, poster des blogs ou partager des documents. C’est très interactif.

Nous avons aussi une communauté réservée à un usage interne, pour des sujets de réflexion ou des pistes de stratégie. Si par exemple je lis un article qui me semble intéressant et qui est susceptible de nous aider dans un cas particulier, je le partage pour avoir un retour des autres utilisateurs. Cela permet de générer une discussion et un échange pour faire progresser l’entreprise.

On peut également envoyer des messages en one-to-one ou à plusieurs personnes, on l’utilise pour pallier les mails. »

CCM – A quels professionnels vous pourriez recommander cette solution, ou pour répondre à quel type de besoins ?

M.C. – « Nous avons par exemple dans nos clients une PME où le directeur technique a développé un extranet un peu rigide, et nous lui avons proposé de développer des communautés sur notre plateforme. L’idéal pour lui serait de développer sa propre plateforme, il y a une réelle utilité.

Il y a d’autres solutions pour développer le collaboratif. Talk Spirit est en tout cas une solution que je recommande sans réserve : j’ai déjà utilisé Slack, une autre plateforme collaborative, et je n’y retrouve pas les mêmes fonctionnalités et les mêmes interactions. »

Repères

IGI Partners

Conseil en management en entreprise, quatre salariés,
Société créée en 2007 et basée dans les Yvelines (78),
IGIpartners.com
Talk Spirit

Réseaux sociaux d’entreprise et plateformes communautaires,
Entreprise française basée à Malakoff,
Solutions similaires : Slack, Google Apps, Yammer, Knowledge Plaza…
TalkSpirit.com
En savoir plus
Mettre en place un site intranet ou un réseau social interne en entreprise

Retour d’expérience : Slack

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A propos de l'auteur

Sébastien Tondelier

Sébastien T.

Passionné depuis toujours par l'informatique et les jeux vidéos, je transforme ma passion en expertise. J'utilise quotidiennement les outils et systèmes Microsoft. Je ne délaisse pas mon côté ouvert, notamment via l'utilisation des OS Debian et Archlinux.

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